Duplicate în CRM: compania nu este același lucru cu adresa de email
Cum separi firma, persoana și oportunitatea înainte de a uni înregistrări care par duplicate.
Două înregistrări cu aceeași adresă de email nu reprezintă obligatoriu două copii ale aceleiași oportunități. La fel, două contacte din aceeași firmă nu sunt duplicate doar pentru că folosesc același domeniu. Curățarea CRM-ului începe cu obiectul pe care încerci să îl identifici.
Pune identitățile pe niveluri
Firma reprezintă organizația cu care lucrezi. Contactul reprezintă o persoană sau un punct de contact verificat. Oportunitatea reprezintă o discuție comercială distinctă. Relațiile dintre ele trebuie păstrate chiar când numele sau adresa se modifică.
Într-un exemplu ipotetic, aceeași persoană solicită mentenanță pentru două puncte de lucru. Poate exista un singur contact și două oportunități. Unirea lor într-o singură fișă poate ascunde responsabilități și condiții diferite. În alt caz, două formulare repetate pot aparține aceleiași solicitări; aici verifici contextul înainte de creare.
Folosește potrivirea ca semnal de revizie
Stabilește ce indicii propun un posibil duplicat: identificatorul sursei, denumirea normalizată, date de identificare confirmate și relațiile existente. Nu lăsa o asemănare de nume să execute automat fuziunea când consecințele nu pot fi verificate.
Pentru fiecare propunere de unire, afișează:
- înregistrarea care va rămâne;
- câmpurile în conflict și alegerea propusă;
- activitățile, documentele și oportunitățile legate;
- stările de excludere sau restricțiile care trebuie păstrate;
- responsabilul care confirmă operația.
Testează pe înregistrări fictive și verifică istoricul după fuziune. Nu este suficient ca numărul rândurilor să scadă. Trebuie să poți găsi activitățile relevante și să înțelegi de ce o valoare a fost păstrată.
Păstrează și un jurnal al deciziei, cu identificatorii vechi și noua asociere, în limitele politicilor de date stabilite. Dacă nu poți explica efectul fuziunii, oprește cazul pentru analiză.
Un lot delimitat și o regulă greșită pot intra într-un FIX. Dacă firma, contactul și oportunitatea sunt amestecate în același model, discută o intervenție structurală în CRM și procese.