ID-uri stabile la import: cum păstrezi firma și contactele legate
Cum definești identitatea înregistrărilor la import, pentru a păstra legăturile dintre companii și contacte.
Un fișier poate fi sortat, filtrat și exportat din nou. Numărul rândului se schimbă, dar firma de pe acel rând ar trebui să rămână aceeași. Dacă folosești poziția din tabel drept identitate, următorul import poate lega contactele de organizația greșită.
Definește cheia înainte de maparea coloanelor
Cere fiecărei surse un identificator stabil pentru firmă și unul pentru contact. Notează și sursa, astfel încât două sisteme care folosesc aceeași valoare numerică să nu fie confundate. Identitatea internă a CRM-ului poate fi diferită; importantă este legătura documentată dintre ele.
Într-un exemplu ipotetic, firma F-21 are două contacte, C-8 și C-9. Dacă denumirea firmei se schimbă, importul ar trebui să propună actualizarea aceleiași firme și să păstreze ambele relații. Nu crea o firmă nouă numai pentru că textul din coloana „nume” s-a modificat.
Scrie regulile pentru conflicte
Stabilește cine poate actualiza fiecare câmp și ce faci când sursa trimite o valoare goală. Gol poate însemna lipsă de informație, nu cerere de ștergere. Pentru identificatori reutilizați sau relații contradictorii, cere revizie în locul unei alegeri automate greu de urmărit.
Păstrează în fișa importului versiunea mapării, data lotului și tipul schimbărilor propuse. Aceste informații permit reconstruirea unei probleme fără să depinzi de fișierul deschis pe calculatorul unui coleg.
Verificarea minimă folosește un lot fictiv care conține:
- o firmă nouă și contactul ei;
- o firmă redenumită, cu același identificator;
- un contact mutat între firme, cu motiv explicit;
- un identificator lipsă și un conflict de asociere.
Reimportă același lot în mediul de test și verifică să nu apară copii nejustificate. Apoi schimbă ordinea rândurilor; relațiile ar trebui să rămână aceleași.
În CRM și procese, această mapare este o decizie de structură, nu doar de format. O singură mapare defectă poate fi o intervenție FIX, cu sursele, limitele și criteriile de acceptanță stabilite înainte de lucru.